Вступає в дію Закон України про електронні трудові книжки

10 червня 2021 року вступає в дію Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», який Верховна Рада ухвалила 5 лютого цього року.

Починаючи з 10 червня 2021 року, усі роботодавці мають подати до Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а саме до Реєстру застрахованих осіб (далі – Реєстр) відомості в електронному вигляді з паперових трудових книжок про трудову діяльність своїх працівників.

Законом встановлено п’ятирічний перехідний період для передачі інформації про трудову діяльність працівників до Реєстру. Також, на час перехідного періоду буде використовуватись як паперова трудова книжка, так і електронна форма вже наявних або внесених відомостей про трудову діяльність.

Основними перевагами електронних трудових книжок є:

→ цифровізація нашої держави;

→ перспектива автоматичного призначення пенсії;

→ зменшення витрат роботодавців на ведення паперового документообігу;

→ спрощення доступу до інформації про набутий стаж працівників для призначення виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням;

→ зменшення негативних ризиків втрати паперової трудової книжки та потім її відновлення.

В електронній трудовій книжці буде відображатись уся інформація про стаж, яка наявна в паперовій трудовій книжці.

Відомості про трудову діяльність можуть вноситись, як застрахованою особою так і роботодавцем через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України у вигляді сканованих або оцифрованих копій передбачених законодавством документів (трудової книжки, довідок тощо). До сканованих копій обов’язково накладається страхувальником або застрахованою особою кваліфікований електронний підпис. Відповідно для передачі відомостей до Реєстру потрібно мати актуальний кваліфікований електронний підпис. У тому випадку коли у працівника відсутній такий підпис, замість нього відомості вносить роботодавець.

Разом зі сканованою копією трудової книжки роботодавець подає до Реєстру скановану копію згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних.

Після внесення відомостей про трудову діяльність роботодавець зобов’язаний видати оригінал паперової трудової книжки працівникові на руки під підпис. Якщо працівник виявить бажання продовжити її ведення, то роботодавець на його вимогу буде зобов’язаний паралельно із електронним обліком трудової діяльності також вносити до паперової трудової книжки записи про прийняття на роботу, переведення та звільнення, заохочення та нагороди за успіхи в роботі.

Електронна трудова книжка дасть можливість уповноваженим органам призначати особі пенсію автоматично (без звернення та збирання документів за всю її трудову діяльність), або особа матиме можливість відстрочити вихід на пенсію.

Облік трудової діяльності працівників в електронній формі буде вестися відповідно до Порядку обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи – підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, який затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 2019 р. № 1084.

Внесені відомості про трудову діяльність працівника включають:

1) відомості, що дають змогу ідентифікувати особу;

2) відомості про періоди трудової діяльності;

3) дані про особливі умови праці, що дають право на пільги із загальнообов’язкового державного соціального страхування;

4) інформація про судимість за вчинення злочину та про позбавлення права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю;

5) інформація про підтвердження набутого особою за межами України стажу роботи для застосування накопичення періодів стажу роботи відповідно до міжнародних договорів, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України.

У Львівському національному університеті імені Івана Франка розпочато роботу з підготовки та передачі сканованих копій трудових книжок працівників до Реєстру. Для цього розроблено форму згоди працівника щодо надання дозволу на обробку персональних даних відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI. За участю спеціалістів Головного управління Пенсійного фонду України у Львівській області буде проведено навчання працівників, які відповідальні за передачу сканованих копій до Реєстру. Також буде проведено аудит трудових книжок.

Переглянути наявну інформацію про себе в т.ч. свій трудовий чи страховий стаж працівники зможуть на порталі електронних послуг Пенсійного фонду України за електронною адресою portal.pfu.gov.ua

До слова, в середу 9 червня 2021 року об 11.00 в Дзеркальній залі Університету відбудеться семінар-навчання щодо передачі сканкопій трудових книжок і обліку трудової діяльності в електронній формі за участю спеціалістів Головного управління Пенсійного фонду України у Львівській області.

За матеріалами

соціально-правової комісії профкому 

і відділу кадрів Університету